今話題のオンライン説明會とは?會社の魅力を伝えるポイントをご紹介

新たな人材を獲得したい企業にとって、企業説明會は自社の魅力を直接伝えられる貴重な機會です。また、求職者にとっても志望企業の採用擔當者に直接質問できる場であるため、就活?転職の情報収集に役立つ場として人気を集めてきました。

 

しかし、新型コロナウイルスの感染拡大により、対面でのイベントを自粛せざるをえないことが増えてきました。企業説明會も例外ではなく、単獨の説明會はもちろん、複數の會社が共同で行なう合同説明會や就活生向けのセミナーもキャンセルになるなど、思うように人材との交流を持てないという悩みを抱えている人事の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

対面でのアプローチは難しくても、できるだけ自社への入社を考えてくれている人材に情報を屆けたい。このようなニーズを実現する方法として注目されているのが、「オンライン説明會」です。本記事では、オンライン説明會の概要や開催のメリットなどについてご紹介します。

 

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オンライン説明會とは

オンライン説明會(Web説明會)とは、企業が求職者に対してオンラインで実施する會社説明會のことです。ネットがある環境ならどこからでも參加できるため、參加者にとって利便性の高い説明會として評価されています。またオンライン説明會には、リアルタイムで企業説明を行なう「ライブ配信型説明會」や録畫しておいた映像を流す「録畫配信型説明會」など、配信側の設備や都合に応じて放送のやり方を選べるという特徴も。企業の規模や設備を問わず導入しやすい、新しい説明會の形として注目を集めているといえるでしょう。

オンライン説明會が注目されている背景

オンライン説明會が注目されている背景について、もう少し詳しくご紹介します。

リアルイベントに參加できない人も參加しやすい形式だから

冒頭でお伝えしたとおり、昨今は新型コロナウイルス感染癥の拡大防止のため、大勢の人が一ヶ所に集まるリアルイベントを自粛する傾向にあります。仮に開催が葉った場合でも、人數制限によって説明會が小規模になったり、參加者側が不參加を決めたりするケースも珍しくありません。

 

一方、インターネット上で求職者にアピールできる「オンライン説明會」なら、対面の場で密集することなく自社の情報を発信することができます。もちろん、リアルイベントと比較して參加者とのコミュニケーションが難しいなどの課題はあるものの、自社PRの方法のひとつとして注目する企業が増えているといえるでしょう。

母集団形成に役立つから

オンラインイベントは、交通費や時間帯などの問題により、本來であれば參加は難しい人でも參加しやすいところがメリットです。國內はもちろん、將來的に日本で働きたいと考えている海外の人材にもアプローチが可能になり、求職者の母集団形成がより一層取り組みやすくなるはずです。

 

昨今では、就職活動における情報収集をインターネット上で行う人がほとんど。コロナ禍の到來によりオンライン説明會が注目され始めましたが、今後感染拡大が落ち著いたとしても上記の背景から、オンライン説明會は継続されると予想されます。「少しでも多くの求職者に會社のことを知ってほしい」「母集団を増やしたい」というニーズにオンライン説明會という形式は強みを発揮するため、將來を見越して導入する企業も徐々に増えています。

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オンライン説明會の種類その1:ライブ配信型説明會

オンライン説明會には、大きくわけて「ライブ配信型説明會」「録畫配信型説明會」という2つの種類があります。まずは、「ライブ配信型説明會」における特徴やメリット?デメリットをご紹介しましょう。

 

「ライブ配信型説明會」とは、企業擔當者と參加者が指定時間にオンライン上に集まり、リアルタイムで情報交換を行なう説明會のことです。説明會の進め方としては、擔當者が一人で話をする形式や、進行役と企業擔當者が対談する形式などがあります。視聴者からコメントを集める機能を用意しておけば、リアルタイムで質疑応答をすることも可能です。

ライブ配信型説明會のメリット

ライブ配信型説明會のメリットとしては、視聴者(求職者)とリアルタイムでやりとりしやすいことが挙げられます。チャット機能を使ってコミュニケーションを取ることもできるほか、參加者にもWebカメラをオンにしてもらい、お互いの顔を見ながら交流を取ることも可能です。

 

また會場の設営がいらないという特徴も、企業にとって大きなメリットといえます。會場への移動はもちろん、設営や説明會後の撤去には人手がいるほか、時間もかかります。オンライン型の説明會であれば自社內にライブ用のセットを用意するだけでいいので、手順のマニュアル化も容易です。人事擔當者が少なくても、より多くの求職者に向けて発信しやすくなるところがメリットといえます。

ライブ配信型説明會のデメリット

ライブ配信型説明會のデメリットとしては、以下が挙げられます。

  • 生放送なので、誤った情報を伝えてしまうなどのミスが発生する可能性がある
  • 回線の不具合など、オンライン説明會の配信がうまくいかないリスクがある
  • リアルイベントと比べて參加者の反応がわかりにくい

ライブ配信型説明會は生で情報を伝えていく形式であるため、情報の誤伝達や進行トラブルのリスクがあります。進行役のスタッフは事前にトークの練習をするなどして、説明會が円滑に進むよう準備しておきましょう。

 

また、リアルイベントと比べて參加者の反応がわかりにくいという難點も。參加者にWebカメラをオンにしてもらうこともできますが、「気軽に參加しにくい」「出先なのでカメラをつけられない」「カメラは使いたくないが、自分だけオフにすると心証が悪くなりそうなので參加そのものをやめる」などの理由から敬遠されることもあるため、參加者のWebカメラの扱いについては慎重に決めることをおすすめします。

オンライン説明會の種類その2:録畫配信型説明會

録畫配信型説明會は、事前に録畫しておいた動畫を配信する形で進行する説明會のことです。録畫配信型説明會のメリットとデメリットについて見てみましょう。

録畫配信型説明會のメリット

録畫配信型説明會の大きなメリットは、動畫をアップロードしておくだけでいいという手軽さにあります。また、説明會を常に閲覧できる狀態にできるため、都合の良いタイミングで説明會を受けられるところが魅力といえます。加えて、事前に內容を練ることができるため、ライブ配信型説明會のように誤情報を伝えてしまうリスクが低いところもメリットといえるでしょう。

録畫配信型説明會のデメリット

録畫配信型説明會のデメリットとしては、録畫の再生中に離脫される可能性があることです。これはライブ配信型説明會でも同じではありますが、録畫の方が「いつでも見られる」という安心感から、離脫されやすい傾向にあります。また、リアルタイムのやりとりができないため、參加者の反応がわかりにくいところも弱點。參加者にとっても、企業側に質問ができないため、雙方向のコミュニケーションは難しい形式といえるでしょう。

 

このように、ライブ配信型説明會と録畫配信型説明會にはそれぞれ強みと弱みがあります。自社のやりやすい方法や継続的に実施しやすい方法について吟味した上で、形式を選ぶようにしましょう。

オンライン説明會を行なう際の3つのポイント

オンライン説明會を行う際の3つのポイント

オンライン説明會を行なう際には、參加者に最後まで見てもらえるコンテンツになっているかどうかを、事前に確認しておくことが大切です。ここでは、オンライン説明會を行なう際に意識しておきたい3つのポイントをご紹介します。

必ず事前にテスト配信を行なう

1つ目は、事前にテスト配信やテストアップロードを行なうことです。特にライブ配信型説明會の場合は、途中で映像が止まってしまったり、チャットの反映が遅すぎて質疑応答に支障が出てしまったりするなどのトラブルが発生するリスクがあります。また、擔當者の話し方によっては話の內容が聞き取りにくかったり、スピーチの速度が早すぎて參加者の混亂を招いたりすることも考えられます。リハーサルも兼ねたテスト配信を行なうことで、進行役自身が客観的に自分の様子を確認することが必要です。

配信時間は短時間におさめる

2つ目のポイントは、オンライン説明會は短時間の開催を心がけることです。特に録畫配信型説明會の場合は動畫時間を10分以內にしたうえで、冒頭5分までに重要な情報をまとめておくことが好ましいでしょう。理由は、「動畫を見るだけ」の説明會は動畫が長くなればなるほど、離脫率も高くなりがちだからです。

 

リアルタイムイベントと違ってオンラインイベントは、「途中で會場から出て行く負い目」が薄いほか、雙方向のやりとりがないことから、動畫の內容が長すぎると視聴をやめてしまう傾向にあります。ライブ配信形式なら短時間にこだわる必要はないものの、やはり長すぎると離脫率が高くなるのは録畫形式と同じなので、30分~1時間以內におさめることが好ましいでしょう。

オンライン説明會の內容を要約した資料を用意しておく

3つ目のポイントは、オンライン説明會の內容を要約した資料を用意することです。オンライン説明會は便利なシステムですが、「動畫を見る」には時間がかかるため、內容の要點をまとめた資料を別に用意しておくと親切でしょう。説明會の予習復習になるほか、まとめられた要點以外で質問したいことがあれば質疑応答で尋ねてもらうなど、參加者の能動的なアクションを促すこともできます。

 

また、オンライン説明會はまだ求職者にとっても目新しいシステムなので、參加した際に疑問に感じそうなことへのQ&Aなども用意しておくのもベター。具體的には以下の不安點が挙げられるでしょう。

  • 「もし回線の都合で參加できなかったら、連絡するべきですか?」
  • 「參加者にもWebカメラをつけてほしいとのことですが、服裝はどうすればいいですか?」
  • 「諸事情でWebカメラをつけられないのですが、參加は可能ですか?」
  • 「ライブ配信に參加する際、チャット名は本名にすべきですか?」
  • 「質疑応答で聞ききれなかった分については、説明會後も受け付けていますか?」

不安に思われがちな內容を網羅し、解決案を提示しておくことで、參加へのハードルを下げる効果も期待できます。

採用手法のオンライン化も検討しておくことがおすすめ

昨今はオンライン説明會だけでなく、面接やインターンシップ、セミナーなどもオンラインで行なう企業が増えています。何社も面接を受けることが多い求職者にとって、オンラインで就活?転職活動ができる手法は歓迎されることも多いです。企業としては、導入を視野に入れたい採用方法といえるでしょう。一方で、オンラインでの対応は、これまでのやり方では企業の魅力が十分に伝えられなかったり、面接の際に応募者の適切な評価ができなかったりするケースも出てきているのが現狀です。

 

オンライン説明會やWeb面接といった新たな採用手法が出てきたことをきっかけに、今までの採用手法を見直し、より採用を成功させやすい狀態にしておく必要性が高まっています。たとえば、オンライン説明會を導入する際は、ただ説明會を実施するだけでなく、「説明會後、反応のわかりにくい參加者をどうやって面接に進ませるか」という動線づくりについても考える必要があります。このように、できるだけリアルイベントに近い流れになるよう、実施方法について吟味することをおすすめします。

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まとめ

オンライン説明會の概要やメリット?デメリット、開催時の注意點などについてご紹介しました。オンライン説明會の需要の高まりを受けて、Zoomやコクリポなど、オンライン説明會向けの機能が備わった配信サービスも多く登場しています。「試しに録畫の動畫だけアップロードしてみたい」という場合は、YouTubeを始めとする動畫サイトの利用もおすすめ。これらのサービスを活用しつつ、スムーズなオンライン説明會を開催してみてはいかがでしょうか。

 

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