社內コミュニケーションツールとは?導入が進むと採用力向上につながる理由

強い組織をつくるためには、良好なコミュニケーションが不可欠。しかし「社員のコミュニケーションが不足している」「情報共有がスムーズにいかない」など、課題を感じてはいないでしょうか?またコロナ禍でテレワークを導入したけれど、コミュニケーションを取る機會が減ってしまったと悩んでいる企業もあるかもしれませんね。そんなコミュニケーションの課題解決にオススメなのが『社內コミュニケーションツール』。本記事では社內コミュニケーションツールの種類から導入のポイント、企業の導入事例まで詳しく解説します。

 

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社內コミュニケーションツールとは?

社內コミュニケーションツールとは、社員同士のやり取りや情報共有をスムーズに行なうためのITツールのこと。本記事をお読みの方の中には、個人的にLINEなどを使っている方も多いと思います。そういったチャットツールを企業向けにしたものと考えるとイメージがわくかもしれません。

 

社內でコミュニケーションを取るツールといえば、電話やメールがメインという企業もあるでしょう。しかし今は、チャットツールやWeb會議システムなど多彩な機能をもち、“コミュニケーションをより簡単にする”ツールが多くの企業から提供されています。自社の課題に合わせて最適なツールを導入することで、コミュニケーションの課題を解決し、業務を効率化することができます。

社內コミュニケーションツールが注目されている理由

企業は個人の集まりで、成果を出すにはチームプレイが不可欠。社內でいかに円滑なコミュニケーションを取れるかが、企業成長のカギともいえます。しかし実際には、多くの企業が社內コミュニケーションに課題を抱えています。またテレワークや時短勤務など働き方の多様化が進み、コミュニケーションのあり方を見直す必要も出てきました。

 

そこで注目されているのが社內コミュニケーションツール。みんながバラバラの場所にいても、ネットにつながっていればリアルタイムでやり取りができ、ファイルの共有なども簡単にできます。電話やメールなどに比べて素早く手軽にメッセージのやり取りができるので、コミュニケーション不足の解消にもつながります。ツールの種類や機能も多岐にわたり、自社に合ったツールを導入してコミュニケーションの改善を図る企業が増えています。

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社內コミュニケーションツールを導入するメリット

社內コミュニケーションツールを導入するメリット

では、社內コミュニケーションツールを導入すると、具體的にどのようなメリットがあるのでしょうか。主な3點をご紹介します。

スピーディーに情報伝達でき、業務効率がアップする

社內コミュニケーションツールは「スピーディーに情報伝達できる」「複數人で情報共有するのが簡単」といった特徴があります。たとえば、メールの場合を考えてみましょう。同じ業務內容に関して複數の人とのメールが飛び交い、どこに何が書いてあるのかわからなくなる。そんな経験はないでしょうか。メールは複數人に同時にメッセージを送る機能はありますが、チャットのように同時に複數人とやり取りをする機能はありません。また書くのにも意外と時間がかかりますよね。1通1通「お世話になっております」などといった定型文も必要で、マナーにも気をつかいます。

 

しかし、チャットツールであれば、LINEのように1対1で気軽に短文を送りあうのも、複數人がリアルタイムでやり取りすることも可能。部署ごとやプロジェクトごとなど、目的に合わせてグループをつくる機能があるので、必要な情報もひと目でわかります。また文章の代わりに絵文字1つで返信を済ませる機能もあるので、「お疲れさまです」「了解しました」といった文章を打つ手間もありません。社員同士のやり取りがスピーティーになることで、業務効率もぐっと向上します。

物理的な移動がなくなり、コストを削減できる

Web會議システムを導入すれば、バラバラの場所にいても會議を開くことが可能です。今までは、會議をするのに一つの場所に集まるのが當たり前でした。時には會議のために出社したり出張したりすることも。Web會議システムならば、そういった移動にかかるコストを削減できます。またファイルの共有が簡単なので、紙の資料を用意する必要もなく、用紙代や印刷代などのコストもカットできます。加えて、チャット機能を活用すれば簡単な打ち合わせなどもできるので、會議自體を減らすことも可能です。チャットの內容はログで殘るので、議事録やメモを取らなくても、いつでも內容を振り返ることができるので便利です。

気軽なコミュニケーションで、組織活性化につながる

社內コミュニケーションツールの魅力は、カジュアルなやり取りができる點にあります。電話やメールだと、挨拶や言葉遣いといったビジネスマナーが気になりますよね。社內コミュニケーションツールでは、すべて文字にしなくても、「いいね」を表す絵文字が出せたり、リアクションをスタンプで表現できたりと手軽にコミュニケーションが取れる機能が備わっています。肩肘張らずにやり取りできるので、おのずとコミュニケーションが活発になり、社內の活性化につながります。アイデアや意見の交換もしやすくなるはずです。

 

また最近では、コロナ禍でテレワークが普及し、多くの企業がコミュニケーション不足に悩んでいます。そんな中、Web會議システムを使ってオンライン食事會を開いたり、チャットツールで雑談グループをつくったりするなど、社內コミュニケーションツールを活用して社內活性化に取り組む企業も増えています。工夫次第では、今まで以上にコミュニケーションが良好になるかもしれません。

社內コミュニケーションツールの種類

社內コミュニケーションツールにはさまざまな種類があり、各種類に多くのツールが存在します。ここでは代表的なツールを3種類ご紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、その名の通りビジネス向けのチャットツールです。個人間はもちろん、複數人でリアルタイムにメッセージをやり取りできるのが特徴です。業務內容に合わせてグループをつくる機能があり、ファイル共有も簡単。スケジュール管理やタスク管理といった業務遂行に役立つ機能も満載で、業務効率化に効果的です。また社內の人だけでなく、社外の人ともメールアドレスやIDなどを介してつながり、連絡を取り合うことが可能です。代表的なツールに『Slack』『LINE WORKS』『Chatwork』『WowTalk』などがあります。

社內SNS

社內SNSは社內の部署間やチーム間、社員同士で気軽にやり取りができる掲示板やSNSです。機能はビジネスチャットとあまり変わりなく、グループでのチャットやファイル共有も可能です。ビジネスチャットとの違いは、ビジネスチャットは社內の人とも社外の人ともやり取りできるのに対し、社內SNSはあくまで社內のみということ。社內のコミュニケーションを活発にしたり、社員同士で情報発信や情報共有をしたりするのに向いているツールです。代表的なツールに『Talknote』『NotePM』『Gamba!』などがあります。

Web會議システム

Web會議システムは、離れた場所にいる人々をインターネットでつなぎ、映像でコミュニケーションがとれるツールです。コロナ禍で「Zoom飲み會」という言葉が話題になりましたが、このZoomもWeb會議システムの一つです。チャットやファイル共有などの機能に加え、動畫配信にも強いのが特徴。會議だけでなく、面接や研修など幅広いシーンで活用されています。主なツールに『Zoom』『Microsoft Teams』『Google Meets』などがあります。

社內コミュニケーションツール導入のポイント

社內コミュニケーションツールとひと口に言っても、數多くの企業が提供しており、特徴や機能もさまざま。やみくもに導入しても「うまく活用できない」といったことになりかねません。社內コミュニケーションツールを導入する際には、どのような點に気をつけたらいいのでしょうか。ここでは、導入のポイントをご紹介します。

目的を明確にし、必要な機能を洗い出す

まず社內コミュニケーションツールを使ってどんな課題を解決したいのか、導入の目的を明確にしましょう。そのうえで課題解決のためにどんな機能が必要か洗い出し、適切なツールを絞り込みます。たとえば、「本社と現場の情報格差を埋めたい」という目的の場合。情報共有が簡単にできる機能が大切なのはもちろんですが、現場スタッフが確認しやすいことも重要です。現場スタッフがパソコンに向かう時間がなかなかとれないという場合には、スマホでも確認しやすい機能をもつツールを選ぶことが大切です。

社員が使いやすいツールを選ぶ

社內コミュニケーションツールは使い勝手もさまざま。導入の際は実際にツールを使用する社員にとって使いやすいツールを選びましょう。たとえば、「宅配スタッフ同士が簡単に情報共有できるようにしたい」という目的の場合。スタッフが宅配業務の合間に手軽に確認できることが重要なので、あまり多機能ではなく、シンプルで直観的に操作できるツールが望ましいかもしれません。多くのツールは多彩な機能を備えていますが、「たくさんの機能があって、逆に使いにくい」といったこともあります。スタッフが使う場面を詳細にイメージしながら選ぶことが重要です。

セキュリティやサポートが充実しているツールを選ぶ

當たり前のことですが、會社の情報をやり取りするので、情報漏洩などのリスクがないか入念にチェックしましょう。多くのツールは、ユーザー管理機能やログ監視機能、場所や端末の制限機能など、さまざまなセキュリティ機能を搭載しています。自社のセキュリティ基準と照らし合わせて、十分なセキュリティ機能を搭載しているツールを選びましょう。

 

サポート體制も重要です。いざ使い始めると、操作方法や設定などわからないことがたくさん出てくるものです。また、ビジネスはスピードが命。「問い合わせても、なかなか回答がこない」というのであれば問題です。問題が起きたときに即座に対応してくれる、しっかりしたサポート體制があるか確認しましょう。

社內全體に周知する

導入が決まったら、社內全體にしっかり周知しましょう。どんなに素晴らしいツールでも、社員が使う気にならなければ寶の持ち腐れです。「導入が決まったから使うように」と一方的に伝えるのではなく、「どんな課題を解決したくて導入するのか」といった目的をしっかり説明して理解を得ることが大切です。

 

また、ツールによって機能や使い方は異なります。中にはITに不慣れな社員もいるでしょう。事前に研修を行なったりマニュアルを用意したりして、フォローすることが重要です。いざ使い始めたら社內コミュニケーションツールの便利さに気づく社員も多いはず。最初の導入でつまずかないようにしたいですね。

使い方のルールを決める

社內コミュニケーションツールは気軽にメッセージをやり取りできる反面、「勤務時間外にメッセージが屆く」というデメリットもあります。早朝や夜中に屆いても「すぐ返事をしなきゃ」と気になる人は多いのではないでしょうか。仕事のオンオフを守るためにも、導入の際に「やり取りは〇時まで」「〇時以降は返信しない」といったルールを決めておきましょう。

社內コミュニケーションツール導入事例

導入のきっかけも使い方も、企業によって千差萬別な社內コミュニケーションツール。他社はどのように活用しているのでしょうか。実際の導入事例をご紹介します。

大日本印刷株式會社

今までもチャットツールを活用していたが、「レスポンスが遅い」「海外拠點とのコミュニケーションがうまくいかない」といった課題があったという同社。そこでビジネスチャットの『Chatwork』を新たに導入。十分なセキュリティを有していたことが、ツール選択のポイントだったそうです。

 

Chatwork導入後は、気軽にメッセージを送れることでレスポンスが早くなり、コミュニケーションの速度と精度が向上したとのこと。また細かくグループを分けて情報をやり取りできる機能で、いろいろなプロジェクトも並行してスムーズに進むようになったそう。海外拠點とのやり取りも、翻訳者を入れたグループチャットを作成するなどして改善。今後は社內だけでなく、在宅で働く社員にも活用したいと考えているそうです。

參考元URL:https://go.chatwork.com/ja/case/dnp.html

東日本旅客鉄道株式會社

就業場所を選ばない勤務スタイルの実現を目指しているという同社。Web會議システムを導入することで多様な勤務スタイルを実現でき、會議に関わる時間やコストの削減にもつながるのではと考えました。ツールを導入する際には8社を比較検討し、『V-CUBE ミーティング』を採用。決め手となったのは「會社で禁止しているソフトウェアの追加インストールが必要ない」という使い勝手の良さだったそうです。

 

現在は會議以外でもツールを活用。メンテナンスや工事に際して現場と本部が打ち合わせするときに、それまでは擔當者が打ち合わせのために會社に戻る必要がありました。しかしWeb會議システム導入後は「現場で狀況を確認しながら、タブレットで打ち合わせをする」というスタイルが可能となったそうです。

參考元URL:https://jp.vcube.com/case/6101.html

東京海上日動ベターライフサービス株式會社

施設介護事業や在宅介護事業などを手がける同社。災害などの有事の際に、本社と各介護施設との連絡が重複するという課題を抱えていたそうです。そこで新たな連絡手段として、ビジネスチャットの『LINE WORKS』を導入。選択の決め手は、チャット機能で現場の狀況確認と情報共有が簡単にできること。また、情報が確実に伝わったかわかる既読機能や、寫真や動畫をその場で撮影して送ることで情報の「見える化」が可能なことなどが挙げられています。実際に導入直後に地震が発生した際も、それまでの課題を克服してスムーズな情報共有ができたそうです。

參考元URL:https://line.worksmobile.com/jp/cases/tnbls/

社內コミュニケーションツールで採用活動を効率化

本記事をお読みの方には採用擔當の方も多いかと思いますが、採用活動を効率的に進めるためにも社內コミュニケーションツールはオススメです。採用業務は、社內?社外問わず、やり取りする人數がとにかく多いですよね。相手からなかなか返事がこないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。そういう問題にも社內コミュニケーションツールを導入することで、よりスピーディーなやり取りが可能です。

 

また、ビジネスチャットや社內SNSを內定者フォローに使うという方法もあります。內定者にアカウントを與えることで、人事擔當者と內定者のコミュニケーションを円滑に行なうことができますし、社內の情報を発信することで內定者に社內の雰囲気を伝えることもできます。メールだと相手が読んだかわからないし、プライベートのSNSだとニックネームの場合が多いので、間違って違う人に送ってしまう危険性もあります。また內定者の中には會社にプライベートのSNSを教えるのに抵抗があるという方もいるでしょう。そういった懸念もビジネスチャットや社內SNSなら心配ありません。

社內コミュニケーションツールの導入が進むと、求職者へのアピールになる

社內コミュニケーションツールの導入が進んでいると良い點は、採用活動の際に魅力になることです。導入が進んでいれば、自然と働き方も自由になっていきます。コロナ禍でテレワークに移行が早かった企業は、こうしたツールの導入が速かったと言われています。導入するとこれまで難しいとされていた働き方も可能になり、それが企業の魅力になっていきます。テレワークが普及した今、毎日オフィスに行きたい人よりもテレワークも混ぜて働きたいという人が増えているのではないでしょうか。こうした新しい働き方も実現できるため、企業の魅力はあがり、興味を持ってくれる人は増えるでしょう。

まとめ

企業が抱える問題は、実はコミュニケーションに由來しているものも少なくありません。コミュニケーションのあり方を見直して社員と信頼関係を築くことが、企業の発展には不可欠です。コロナ禍でテレワークが広がり、コミュニケーションに悩む企業は多いですが、社員もまた不安を抱えています。社內コミュニケーションツールを積極的に活用して、ぜひ社員の不安払しょくを図ってほしいと思います。またテクノロジーの進化で、ビジネスシーンで求められるスピードはますます速くなっています。今後も社內コミュニケーションツールの必要性は増していくでしょう。これを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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